¿Qué es Verifactu? ¿Quién debe utilizarlo?

En la última década, la administración tributaria en España ha iniciado un camino de no retorno hacia la digitalización absoluta. Si hace unos años el Suministro Inmediato de Información (SII) transformó la gestión del IVA para las grandes empresas, ahora ha llegado el turno de las pymes y autónomos. El protagonista de este cambio se llama Verifactu.

No se trata simplemente de un nuevo programa informático o de una obligación burocrática más; es un cambio de paradigma en la forma en que se emiten, registran y custodian las facturas en nuestro país. Bajo el paraguas de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, Verifactu nace con un objetivo claro: erradicar el software de doble uso y garantizar que cada transacción comercial sea inalterable y transparente desde el mismo momento de su creación.

En este artículo, desglosamos con precisión todo lo que necesitas saber sobre este sistema y quién está obligado a adoptarlo, así como qué sucede con otras normativas recientes relacionadas con la facturación.

¿Qué es Verifactu? Explicación sencilla

Verifactu es el nombre del Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación. Técnicamente, no se trata de un software o web de la Agencia Tributaria donde tú rellenas datos, sino un estándar técnico que los softwares de facturación deben incluir para poder ser utilizados legalmente.

Su función principal es asegurar que los registros de facturación cumplan con los principios de:

• Integridad
• Conservación
• Accesibilidad
• Legibilidad
• Trazabilidad
• Inalterabilidad

En términos prácticos, esto significa que una vez emitida la factura, el sistema genera un registro informático firmado que no puede ser borrado ni modificado sin que la Agencia Tributaria se dé cuenta.

A través de este sistema, Hacienda podrá tener una visibilidad casi en tiempo real de la facturación del tejido empresarial español, dificultando mucho más la manipulación de ingresos relacionada con el blanqueo de capitales o la evasión fiscal.

¿Quién debe utilizar Verifactu?

Esta es la pregunta más crítica para el ecosistema empresarial español. La normativa tiene un alcance masivo, pero con excepciones muy específicas que conviene identificar para evitar costes innecesarios o sanciones por omisión.

Siempre y cuando tengan su domicilio fiscal en territorio español y no se trate de un territorio foral, están obligados a utilizar el nuevo sistema los siguientes contribuyentes:

1. Personas jurídicas (sociedades): Todas las empresas, independientemente de su tamaño, siempre y cuando no estuviesen obligadas a utilizar el SII.
2. Personas físicas (autónomos): Cualquier profesional por cuenta propia que emita facturas por su actividad económica.
3. Entidades de atribución de rentas: Como por ejemplo las comunidades de bienes o las sociedades civiles.
4. Establecimientos permanentes: Aquellas sucursales de empresas extranjeras que operen en territorio español.

¿Quién no tiene que utilizar Verifactu?

No todos los negocios deben comenzar a facturar con sistemas estandarizados dentro del sistema Verifactu. Las principales excepciones son:

1. Empresas acogidas al SII: Las grandes empresas (que facturen 6 millones de euros o más), grupos de IVA o aquellas inscritas al REDEME ya envían sus datos factura a factura a través del Suministro Inmediato de Información. La nueva normativa no les afecta, ya que el estándar al que se acogían se considera más apropiado.
2. Empresas sin sede en España: Entidades que no tengan establecimiento permanente en territorio español.
3. Territorios forales: Las empresas con domicilio fiscal en País Vasco o Navarra se rigen por su propio sistema, TicketBAI, que es el precursor del sistema Verifactu. Aunque el concepto es idéntico, sus plazos y especificacionees técnicas son propios de estos territorios.
4. Actividades exentas: Ciertas operaciones específicas que, por ley, no obligan a la expedición de factura, aunque son casos muy reducidos en el ámbito comercial.

Las dos modalidades de cumplimiento

Hacienda permite que las empresas elijan entre dos modalidades de cumplir con el reglamento.

Por un lado tenemos la Modalidad Verifactu (envío en tiempo real). Es la apuesta de la administración. El software envía automáticamente el registro a la Agencia Tributaria en el momento de la emisión. La ventaja para el negocio es que se presume su buena fe y se simplifican sus obligaciones de registro. Las facturas llevarán la siguiente leyenda: «Factura verificable en la sede electrónica de AEAT».

Por otro lado tenemos la Modalidad no-Verifactu (custodia local). El software no envía los datos al instante, pero debe estar igualmente certificado para asegurar que nadie puede tocar los registros. Los datos quedan custodiados por el sistema y el contribuyente debe poder entregarlos si hay una inspección.

Verifactu vs Factura Electrónica (Ley Crea y Crece)

Es vital no confundir estos dos términos, ya que están coincidiendo en el tiempo. Aunque ambos buscan la digitalización de la facturación, sus objetivos son distintos.

La Factura Electrónica, auspiciada por la Ley Crea y Crece, es una obligación que se produce de negocio a negocio. Obliga a que las empresas se envíen facturas en formatos digitales estructurados para que las máquinas puedan leerlas, con el fin de controlar la morosidad comercial.

Por otro lado, Verifactu es una obligación del negocio hacia la administración. Su fin es acabar con la ocultación de ventas y asegurar que los registros contables son veraces.

¿Cuándo hay que empezar a utilizarlo?

El calendario ha sufrido varias actualizaciones. Según el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, los plazos de adopción son los siguientes:

• Los softwares de facturación están obligados a haberse actualizado desde el 29 de julio de 2025.
• Las empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros deben actualizarse antes del 1 de enero de 2027.
• Las empresas y autónomos con una facturación anual inferior a los 8 millones deben actualizarse antes del 1 de julio de 2027.

Recuerda que las sanciones son muy duras, ya que pueden producirse multas de hasta 50.000€ por ejercicio.

¿Podré seguir emitiendo facturas con Word o Excel?

No. Estos programas no permiten generar registros inalterables, encadenados ni firmados digitalmente. A partir de la entrada en vigor obligatoria, deberás utilizar un software de facturación que esté certificado y cumpla con los requisitos técnicos de Verifactu. El uso de métodos manuales como Word o Excel será motivo de sanción.