La facturación es el proceso legal de registrar y documentar la venta de bienes o servicios mediante la emisión de facturas que deben cumplir con el Reglamento de Facturación y la Ley Crea y Crece. En 2026, el uso de software certificado (sistema Verifactu) es obligatorio para garantizar la integridad de los registros, y cometer errores en datos básicos como el NIF o el cálculo del IVA puede acarrear sanciones de 150 € por factura o hasta el 2% de la cifra de negocios.
Resumen de requisitos obligatorios de una factura en 2026
| Elemento | Requisito Legal | Dato Concreto / Ejemplo |
|---|---|---|
| Numeración | Serie correlativa y sin saltos | Factura 2026/001, 2026/002, etc. |
| Identificación | NIF/CIF, Nombre y Dirección | NIF: 12345678X |
| Fecha de emisión | Fecha del día de la operación | 15/05/2026 |
| Base Imponible | Importe antes de impuestos | 1.000,00 € |
| Tipos de IVA | Desglose según el servicio | 21%, 10% o 4% |
| Retención IRPF | Solo entre profesionales | 15% (o 7% nuevos autónomos) |
| Software | Sistema Verifactu o similar | Registro informático inalterable |
¿Cómo funciona el proceso de facturación para un autónomo en España?
Facturar no es simplemente «enviar un recibo»; es un acto jurídico que vincula tu contabilidad con la Agencia Tributaria. El proceso estándar sigue estos pasos obligatorios:
- Identificación del cliente: Antes de emitir el documento, debes verificar que el NIF o CIF del receptor es válido. En 2026, la mayoría de los programas de facturación validan esto automáticamente contra la base de datos de la AEAT.
- Devengo de la operación: La factura debe emitirse en el momento en que se presta el servicio. Si el cliente es otro profesional o empresa, tienes de plazo hasta el día 16 del mes siguiente.
- Cálculo de impuestos: Debes aplicar la Base Imponible (el precio de tu trabajo), sumar la cuota de IVA correspondiente y, si trabajas para otra empresa, restar la retención de IRPF (normalmente el 15%).
- Emisión y envío electrónico: Bajo la Ley Crea y Crece, la facturación electrónica es la norma en relaciones B2B (entre empresas). El documento debe estar en un formato estructurado (como FacturaE) que permita su tratamiento automático.
- Conservación: Es obligatorio guardar todas tus facturas (emitidas y recibidas) durante un plazo mínimo de 4 años, que es el periodo de prescripción tributaria.
¿Cuáles son los errores más comunes y cuánto pueden costarte en multas?
Hacienda ha intensificado la vigilancia sobre los errores de forma. Un fallo aparentemente menor puede invalidar la deducción del IVA para tu cliente, lo que generará problemas comerciales y legales.
- Saltos en la numeración: Es el error número uno. Si pasas de la factura 10 a la 12 sin una «factura rectificativa» de por medio, Hacienda asumirá que has ocultado ingresos. La sanción puede llegar al 1% del importe total de la serie.
- Aplicación incorrecta del IVA: Facturar al 10% algo que debería ir al 21% supone una pérdida de recaudación que el autónomo debe pagar de su bolsillo, sumada a una multa del 50% al 150% de la cantidad dejada de ingresar.
- NIF incorrecto o inexistente: Emitir una factura sin el NIF del cliente o con un error tipográfico invalida el documento. Las sanciones por datos incompletos son de 150 € por cada factura errónea.
- No incluir la retención de IRPF: Si eres profesional y facturas a una empresa, olvidar restar el 15% (o el 7% si eres nuevo autónomo) te obligará a regularizar tu situación en el modelo 130 o en la declaración anual, pudiendo generar intereses de demora.
¿Qué es el sistema Verifactu y por qué es vital en 2026?
El sistema Verifactu es el reglamento que obliga a los programas de facturación a remitir de forma automática (o tener la capacidad de hacerlo) los registros de facturas a la Agencia Tributaria.
Para un pequeño empresario, esto significa que ya no es válido usar plantillas de Word o Excel para facturar. El software debe garantizar que una vez emitida la factura, esta no pueda ser borrada ni alterada sin dejar rastro. La tenencia de programas que permitan la doble contabilidad o el borrado de facturas conlleva multas de hasta 50.000 € para el usuario.
¿Quiénes están obligados a emitir factura completa?
No siempre es necesario emitir una factura con todos los datos del cliente. Es importante distinguir cuándo usar cada modelo:
- Factura Simplificada (Antiguo «Ticket»): Se puede emitir para importes de hasta 400 € (IVA incluido) o hasta 3.000 € en ciertos sectores como hostelería, transporte de personas o peluquerías. No requiere los datos del destinatario, pero no permite al cliente deducirse el IVA a menos que se incluya su NIF.
- Factura Completa u Ordinaria: Es obligatoria en todas las operaciones entre autónomos y empresas (B2B), siempre que el cliente lo solicite para deducirse impuestos, y en ventas a distancia o exportaciones.
- Factura Rectificativa: Es el único documento válido para corregir un error en una factura anterior o para gestionar una devolución. Nunca se debe «romper» una factura ya emitida.
¿Cómo elegir el mejor software para evitar problemas legales?
En 2026, la elección del software es una decisión de cumplimiento normativo, no solo de gestión. Un autónomo debe verificar tres puntos clave:
- Certificación Verifactu: Asegúrate de que el proveedor cumple con los requisitos técnicos del Real Decreto 1007/2023.
- Conexión con el SII: Si tu volumen de facturación supera los 6 millones de euros, necesitarás conexión directa con el Suministro Inmediato de Información.
- Gestión de facturas electrónicas: El programa debe ser capaz de emitir y recibir archivos en formatos como XML o FacturaE, cumpliendo con los estándares de la Ley Crea y Crece.
Preguntas frecuentes
Si el cliente es un particular, la factura debe emitirse en el mismo momento de la operación. Si el cliente es una empresa o autónomo, tienes de plazo hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que se realizó el servicio.
No emitir factura cuando existe obligación legal se considera una infracción grave. La multa suele ser del 1% del importe de las operaciones sobre las que no se ha emitido el documento, con un mínimo de 300 € a 600 € dependiendo del caso.
Sí, pero depende de la ubicación y el tipo de cliente. En operaciones intracomunitarias (UE), si ambos estáis en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios), la factura va sin IVA; para exportaciones fuera de la UE, la factura también está exenta de IVA, pero requiere una declaración aduanera (DUA) en bienes.
No es recomendable y, en la práctica, es ilegal para la mayoría de los casos bajo la normativa Verifactu. Hacienda exige que los sistemas de facturación garanticen que los registros no sean manipulables, algo que un archivo de Excel no puede asegurar.
La fecha de emisión es el día que generas el documento PDF o electrónico, mientras que la fecha de devengo (u operación) es el día real en que se entregó el producto o finalizó el servicio. Ambas deben aparecer en la factura si no coinciden.
