A partir del 29 de julio de 2026, Hacienda obligará a todas las empresas y autónomos que no emitan todas sus facturas en papel a cambiar la forma en la que realizan la factura digital.
Las penas por no adaptarse de forma correcta al nuevo sistema de factura digital puede conllevar sanciones por parte de la Agencia Tributaria de hasta 150.000 euros, así que si eres uno de los millones de autónomos españoles que utilizan cualquier sistema de factura digital, presta atención.
¿Qué es una factura digital a ojos de Hacienda?
Una factura digital (no confundir con la factura electrónica, asociada al sistema FacturaE), es una factura que se expide y recibe en cualquier formato digital.
A efectos legales, una factura digital tiene la misma validez para Hacienda que una factura en papel, ya que ambas tienen la misma finalidad: actuar como un justificante de la entrega (y pago) de bienes y/o la prestación de servicios.
Además, la factura debe siempre hacerse constar ante Hacienda, para que el fisco pueda imponer la correspondiente carga tributaria cuando proceda.
Las facturas digitales, pese a que cumplan la misma función que las facturas en papel, tienen una serie de particularidades. La primera es que las facturas digitales siempre están sometidas al consentimiento del destinatario, es decir: si un cliente te solicita una factura en papel, estás obligado a entregársela.
Por otro lado, a partir de julio de 2026 las facturas digitales estarán obligadas a cumplir con el nuevo sistema de registro de facturación.
¿Por qué va a cambiar la forma de emitir la factura digital?
Esta medida forma parte de la ley de lucha contra el fraude, que durante el último lustro viene aplicando una serie de medidas con la intención de reducir todo lo posible el fraude fiscal.
Estos esfuerzos de la administración encuentran el panorama ideal en la irrupción masiva de pagos online y pagos con tarjeta, que están reduciendo cada vez más los pagos en efectivo y, por tanto, el fraude fiscal.
Con la nueva forma de emitir una factura digital, los sistemas informáticos utilizados para la facturación deberán contar con mecanismos que creen un registro único, imposibilitando así la modificación de las facturas. Además, generarán un código QR único que hará mucho más fácil su lectura.
¿Quién deberá utilizar el nuevo mecanismo de factura digital?
Todos los empresarios, empresarios autónomos y profesionales que emitan facturas de forma digital deberán utilizar a partir de la fecha marcada el nuevo sistema de facturación, ya sean personas físicas o jurídicas.
Solo quedan exentos aquellas empresas y autónomos que no emitan facturas, así como aquellos que las emitan exclusivamente en papel sin la intervención de sistemas informáticos.
Por último, también quedan exentos todos aquellos negocios que facilitan inmediatamente a la Agencia Tributaria su facturación, así como las empresas y profesionales residentes en el País Vasco y Navarra.
¿Cómo se podrá hacer la nueva factura digital?
De acuerdo con la información publicada por Hacienda, existen dos formas de hacer este nuevo registro de facturación:
- Modalidad con verificación de facturas: El sistema de facturación deberá guardar los registros de facturación de forma que esté garantizada la trazabilidad, conservación e integridad de las facturas.
- Modalidad Verifactu: El sistema de verificación de facturas, conocido como Verifactu, envía cada registro a Hacienda de forma automática, y será ahí la Agencia Tributaria quien se encargue de la conservación y custodia. Esta es la opción recomendada por la Administración, ya que cumple con los criterios legales y ofrecería una comodidad mucho mayor a nivel de trámites que la alternativa.
¿Cuáles son las sanciones por no acogerse al nuevo sistema?
Los proveedores y usuarios que no cumplan con la nueva regulación a partir de julio de 2026 se enfrentan a fuertes sanciones, especialmente en el caso de los proveedores del software de facturación.
Estos últimos pueden enfrentarse a multas de entre 50.000 y 150.000€ por comercializar software de facturación no homologado, pero también por desarrollarlo incluso en el caso de que no se pueda acreditar su comercialización.
¿Cómo me afecta el nuevo sistema de factura digital?
Si realizas tú mismo tus facturas, o bien si tienes una empresa, una gestoría, etc., simplemente deberás cambiar el software que utilizases actualmente por uno que cumpla con la normativa, ya sea en la modalidad Verifactu o en la modalidad no-Verifactu.
Al emitir una factura a través del nuevo sistema, se generará un código QR con el que se puede revisar toda la información relativa a la factura, incluyendo una notificación que indicará si esa factura ya ha sido recibida por Hacienda.
Esta nueva funcionalidad se expresará a través de un código de tres colores:
- Verde: La factura ha sido enviada y recibida por la Agencia Tributaria.
- Amarillo: Si la factura funciona con el sistema no-Verifactu.
- Gris: Si no se trata de un registro de facturación.
¿Es lo mismo la factura digital o el registro de facturación que la factura electrónica?
No, el registro de facturación y la factura digital no son lo mismo que la factura electrónica, ya que cumplen diferentes funciones y tienen diferentes plazos. La factura electrónica fue una herramienta creada con la ley Crea y Crece, y está centrada específicamente en combatir los problemas de morosidad en España.
La factura electrónica solo afecta a aquellas personas físicas o jurídicas que facturen más de 8 millones de euros, pero no entrará en vigor hasta aproximadamente 2027 o incluso 2028.
Conclusión
El nuevo sistema de registro de facturación ha venido para quedarse, así como la tendencia imparable hacia una economía en la que los pagos de forma digital le vayan comiendo cada vez más terreno al dinero en efectivo.
Por ello, si realizas la facturación por ti mismo, te recomendamos que en los próximos meses te mantengas atento de cara a la implementación del nuevo sistema de registro de facturación. En esta línea, quizás sea recomendable consultar con el servicio de información de Hacienda o bien una gestoría.
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