Qué es el número VAT y cómo funciona

Si eres empresario, autónomo o incluso particular que realiza operaciones dentro de la Unión Europea, es muy probable que alguna vez te hayas topado con un concepto que puede sonar extraño: el número VAT.

Muchas personas lo pasan por alto, lo confunden con otros identificadores fiscales o simplemente lo consideran un dato irrelevante en una factura. Sin embargo, su papel en el comercio internacional dentro de la UE es mucho más importante de lo que parece.

En este artículo vamos a profundizar en qué es el número VAT, para qué sirve, cómo funciona en la práctica, qué herramientas existen para verificarlo y qué consecuencias tiene no utilizarlo correctamente.

¿Qué es el número VAT?

El VAT number (del inglés Value Added Tax number) es el número de identificación fiscal que permite a las empresas y profesionales operar a efectos del IVA dentro de la Unión Europea.

En España, este identificador se conoce oficialmente como NIF-IVA intracomunitario. Se obtiene cuando una empresa o autónomo se inscribe en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) de la Agencia Tributaria.

Aunque cada país utiliza un prefijo distinto (ES en España, FR en Francia, DE en Alemania, etc.), la estructura es similar: un código alfanumérico que identifica de forma inequívoca a la empresa en el mercado único europeo.

Ejemplo:

• Una empresa española registrada tendrá un número VAT que comienza con ES, seguido de su NIF.
• Una empresa alemana tendrá un número que empieza con DE.

¿Por qué no todas las empresas tienen número VAT?

Este es uno de los errores más frecuentes: pensar que cualquier empresa o autónomo de la UE tiene automáticamente un número VAT.

La realidad es diferente. En países como España, una empresa tiene un NIF general para su actividad nacional, pero solo obtiene el número VAT si se da de alta en el ROI.

En otras palabras:

• Si una empresa solo opera dentro de su país, no necesita el número VAT.
• Si compra o vende a empresas de otros países de la UE, está obligada a solicitarlo y aparecer inscrita en la base de datos comunitaria.

¿Para qué sirve el número VAT?

El número VAT tiene tres funciones principales:

1. Comprobar que una empresa está registrada como operador intracomunitario.
   Gracias a este número, cualquier proveedor o cliente puede verificar si su contraparte realmente está habilitada para realizar operaciones sin IVA dentro de la UE.
2. Determinar cómo aplicar el IVA en las facturas.
   • Si el cliente tiene un número VAT válido en otro país de la UE → se emite la factura sin IVA (se aplica la inversión del sujeto pasivo).
   • Si el cliente no tiene VAT válido → se factura con IVA del país del vendedor, como si fuese una operación nacional.
   • Si se trata de un particular → se factura con IVA, salvo casos especiales de comercio electrónico sujetos al régimen OSS.
3. Dar transparencia al sistema tributario europeo.
   El objetivo de la Unión Europea es evitar fraudes y dobles imposiciones, garantizando que los impuestos se declaran en el país correspondiente.

Ejemplo práctico: una empresa española que vende a Francia

Imaginemos que una empresa española de software vende una licencia a una empresa de París.

• Caso 1: El cliente francés tiene número VAT válido → la empresa española emite una factura sin IVA y anota la operación como “inversión del sujeto pasivo”. El cliente en Francia se encargará de declarar el impuesto en su país.
• Caso 2: El cliente francés no tiene VAT válido → la empresa española está obligada a incluir el IVA español en la factura, como si se tratara de un cliente nacional.
• Caso 3: El cliente es un particular francés → se factura con IVA español, salvo que la empresa supere el umbral único de 10.000 € anuales en ventas intracomunitarias, en cuyo caso deberá acogerse al régimen OSS y declarar el IVA en destino.

¿Qué es el sistema VIES?

Para comprobar si un número VAT es válido, la Comisión Europea creó el VIES (VAT Information Exchange System).

Se trata de una plataforma en línea donde cualquier persona puede introducir el número VAT de un cliente o proveedor y verificar si está registrado como operador intracomunitario.

Puntos clave sobre el VIES:

• No es una base de datos centralizada: es una interfaz que conecta las bases de datos de cada Estado miembro.
• Si un país no tiene sus servidores actualizados, puede devolver errores técnicos aunque el número sea válido.
• En algunos países, incluida España, la consulta básica solo confirma la validez del número, pero para obtener nombre y dirección hay que solicitar una confirmación detallada.

¿Qué pasa si no verifico el número VAT?

Uno de los errores más graves que puede cometer una empresa es emitir facturas intracomunitarias sin comprobar el número VAT del cliente.

Si Hacienda descubre que el cliente no estaba registrado en el ROI de su país, el vendedor será responsable de pagar el IVA correspondiente, además de posibles sanciones.

Esto se traduce en:

• Riesgo de sanciones económicas.
• Obligación de abonar el IVA no repercutido.
• Intereses de demora por los importes pendientes.
• Multas por infracción tributaria, que pueden considerarse graves si se interpreta que hubo intención de fraude.

¿Cómo se solicita el número VAT en España?

En España, el proceso es relativamente sencillo:

1. Presentar el modelo 036 de alta censal, marcando la casilla correspondiente al ROI.
2. La Agencia Tributaria estudia la solicitud y puede requerir información adicional sobre la actividad.
3. Una vez aprobado, la empresa aparece en el VIES y ya puede emitir facturas sin IVA a clientes de la UE.

Diferencias entre número VAT y factura electrónica

Conviene no confundir el número VAT con la factura electrónica:

• El número VAT identifica a empresas a efectos de IVA intracomunitario.
• La factura electrónica (o factura digital, según la normativa) es un formato de facturación que busca digitalizar los procesos administrativos y combatir la morosidad.

Son herramientas complementarias, pero no equivalentes.

¿Qué relación tiene el número VAT con el comercio electrónico?

En el comercio electrónico el número VAT juega un papel cada vez más importante.

Las ventas a particulares de la UE antes estaban sujetas a múltiples umbrales en cada país. Desde 2021, la UE unificó estas reglas a través del sistema OSS (One Stop Shop).

Esto significa que:

• Existe un único umbral de 10.000 € anuales en ventas a particulares de la UE.
• Superado ese importe, el IVA debe aplicarse en el país de destino.
• El comerciante puede declarar todo el IVA en un único modelo a través del OSS.

El uso del OSS no es obligatorio: también se podría registrar la empresa en cada país de destino, aunque en la práctica el OSS es mucho más sencillo y recomendable.

Errores frecuentes con el número VAT

1. Pensar que todas las empresas lo tienen. Solo lo tienen quienes se inscriben en el ROI.
2. Emitir facturas sin verificar en VIES. Siempre hay que comprobar antes de emitir una factura exenta.
3. Confundir número VAT con NIF nacional. No son lo mismo.
4. Creer que los particulares pueden tener número VAT. No: solo empresas y profesionales.
5. No conservar pruebas de la verificación. Es recomendable guardar capturas o comprobantes de la consulta en VIES.

Conclusión

El número VAT puede parecer un simple código más en la interminable burocracia europea, pero en realidad es una pieza clave para garantizar la transparencia fiscal en el mercado único.

Su correcta utilización en la nueva normativa de facturación evita sanciones, dobles imposiciones y problemas con la Agencia Tributaria, y permite a las empresas crecer en un entorno cada vez más conectado.